Los sistemas de información y su impacto en las organizaciones chilenas

Yessica De Lourdes Gomez Olivera.
Estudiante de Ingenieria Comercial.
Universidad Austral de Chile.


En la actualidad estamos insertos en una sociedad que depende totalmente de la tecnología y los medios de comunicación para el desarrollo de sus actividades. La tecnología de la información, la podemos encontrar en todos los ámbitos de nuestra vida, ya que juega un papel fundamental en la educación, las actividades económicas, financieras y las relaciones internacionales, es un medio importante para la promoción de nuevas estrategias de enseñanza y aprendizaje.

A través de una serie de estudios como los desarrollados por instituciones nacionales como el ACTI (Asociación Chilena de empresas de Tecnologías de la Información) se puede apreciar que actualmente el uso del Internet por parte de la sociedad chilena se encuentra en un constante crecimiento, hecho que se aprecia en que uno de cada dos chilenos usa Internet de forma habitual, además de que los usuarios poseen un mayor manejo de las herramientas que la tecnología presta, las tendencias más importantes en la Web son el acceso a banda ancha de la mayoría de los sectores de la sociedad, el aumento de conexión promedio, la masificación de las redes sociales, además del constante mejoramiento y evolución de los medios de comunicación, lo que hace más exigentes al momento de acceder a algún tipo de servicio, por lo que la preocupación actual de las organizaciones esta enfocada en el uso más eficiente de la tecnología y en comenzar a considerar a la arquitectura de la información y al otorgar una mayor accesibilidad, como temas fundamentales para su desarrollo.

La elección de un sistema de información es fundamental para el desarrollo de cualquier organización ya que ayuda a la eliminación de la información redundante, innecesaria y además confusa.

Los sistemas de información ayudan a las organizaciones tanto a respaldar sus operaciones, otorgándoles un procesamiento a las transacciones llevadas a cabo por la empresa, ayudan al control de los procesos y a la colaboración empresarial mejorando los medios de comunicación entre los mismos grupos de trabajo de la empresa, por otra parte, los sistema de información también ayudan a las organizaciones al servir como un respaldo para la toma de decisiones gerenciales, a través de la elaboración de informes específicos acerca de las actividades desarrolladas ya sean por ellos mismos o sus competidores, son un apoyo interactivo a la toma de decisiones al entregar información adaptada para las necesidades de los ejecutivos de las organizaciones.

Una correcta implementación de TICs puede desarrollarse ya sea para generar innovación dentro de la organización o para el mejoramiento de un sistema ya implementado por la empresa, existen una serie de métodos para realizar estas operaciones, cuya elección depende de las necesidades de la organización, además de las condiciones económicas de la misma, ya que existe una notable resistencia a invertir de manera correcta en tecnología por parte de un gran porcentaje de organizaciones por el alto costo que esto implica, sin tener en consideración que una incorrecta o apresurada implementación de tecnología de traduce en una perdida mucho mayor.

De entre los métodos de implementación de los sistemas de información que pueden utilizarse por las organizaciones (implementación en paralelo, por conversión directa, por etapas, por prototipos), los que más llaman mi atención son el por etapas ya que permite una adaptación secuencial dentro de la organización y el por prototipos que a pesar de tener un alto costo en su implementación, por llevar a cabo una serie de pruebas para determinar fallas e irlo adaptando a las necesidades de la organización y sus miembros, esta misma característica es la que lo hace el más adecuado para organizaciones que por primera vez innovan, permitiéndoles de manera segura identificar cuales son las necesidades de sus miembros las necesidades reales dentro de la organización y lograr un resultado que seguramente satisfacerá todas sus expectativas en el mediano plazo.

Asimismo este es un tema de suma importancia dentro de las organizaciones y en el cual se debe tener cuidado y realizarlo luego de una evaluación de la situación de la organización, porque se debe tener en consideración por una parte la reacción de los miembros de la organización y por el otro el impacto social que podría llegar a tener la implementación de este.

La implementación de un sistema de información debe llevarse a cabo de acuerdo a las necesidades de las organizaciones, si bien no existen soluciones únicas en términos de gestión, previo a la implementación de las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs), es necesario seleccionar la más adecuada y buscar el momento preciso para su introducción a la empresa, ya que si se toma la implementación a la ligera más que una ayuda para el desarrollo de las actividades puede transformarse en un impedimento para el desarrollo de las mismas, por una serie de razones, entre las cuales están que la innovación se traduzca en la eliminación de una serie de puestos de trabajo dentro de la organización, transformándose este en un impacto social negativo.

Si bien el desarrollo tecnológico brinda una enorme ventaja para las organizaciones, porque facilita el acceso a la información en la actualidad el impacto que tiene la implementación de estas mismas en la sociedad dependen de la prudencia con que actúen las organizaciones.

Entonces, ¿El problema es la tecnología o que las personas no están acostumbradas a ella? el estudio nacional de las tecnologías de información dentro de sus resultados refleja en forma clara que las TICs muchas veces son dejadas en un segundo plano por las organizaciones y en variadas ocasiones es subvaluada la importancia de la correcta implementación, manutención y capacitación del personal.

En ocasiones las organizaciones se olvidan de uno de los componentes más importantes dentro de la organización, el capital humano, dejando de lado la correcta capacitación del personal, es necesario que en las organizaciones se lleve a cabo un proceso de capacitación adecuado a las necesidades tanto de la organización como del personal con la finalidad de que estos se adapten a los cambios tecnológicos que se llevan a cabo.

Es claro que la sola implementación de tecnología por las organizaciones no es suficiente para desarrollar sus actividades eficaz y eficientemente, también deben tener presente el entorno que los rodea, seguir las necesidades reales de sus usuarios internos y externos, contando con personas altamente preparadas para enfrentar los constantes cambios a los que se ven enfrentadas las organizaciones hoy en día, sin perder de vista un punto importante, que la capacitación del personal es una obligación con un doble sentido, la organización por una parte debe asegurarse de implementar procesos de capacitación a su personal y asegurarse de utilizar las nuevas habilidades adquiridas por los miembros de la organización y a su vez no perder de vista el hecho de que la organización posee una gran responsabilidad social y que sus decisiones si son tomadas a la ligera pueden influenciar negativamente a la economía local.

Los avances tecnológicos han permitido desarrollar nuevas formas de capacitación de personal, sin dejar de lado los medios tradicionales, las nuevas formas de capacitación u especialización, brindan una amplia gama de posibilidades, un ejemplo claro de esto es que a través del e-learning las personas pueden acceder a formas rápidas y sencillas de capacitación sin sacrificar el preciado tiempo que tienen para compartir con sus familias, y a su vez las empresas pueden llevar a cabo una evaluación del grado de responsabilidad que poseen sus empleados con respecto a las actividades que deben realizar dentro de la organización.

El acelerado desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones a nivel mundial ha permitido la apertura de una serie de oportunidades a las empresas, ayudándoles a conquistar territorios que sin la existencia de estos medios les hubiera sido imposible alcanzar, sin embargo, se debe tomar en consideración la diferencia existente entre las pequeñas y las grandes empresas del país a la hora de la implementación de estas tecnologías, ya que las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) solo pueden acceder a herramientas básicas y no tienen un mayor acceso a las tecnologías de punta por su elevado costo, a diferencia de las empresas con un mayor nivel de ingreso que invierten en estas y mejoran aun más sus procesos.

Es una realidad tanto para los países en vías de desarrollo como para países desarrollados que las PYMEs constituyen un pilar fundamental para la economía del país, ya que son la principal fuente de empleo e incitan el desarrollo económico. Por lo que es de suma importancia para las PYMEs el tener acceso a tecnología, para llevar a cabo de una manera más eficiente sus procesos, tecnología referida no sólo a hardware, si no que software y la utilización de herramientas de comunicación y distribución de la información como lo es el Internet hoy en día.

El proceso de difusión de los medios tecnológicos como el Internet, el uso de software entre otros avances, ha sido muy rápido, sin embargo las empresas aún muestran una gran aversión al riesgo con respecto a la incursión en el comercio electrónico, es decir, a la adopción del e-commerce, la adquisición de software que les faciliten los procesos o de bases de datos que les permitan acceder de manera más ordenada a su información. Uno de los factores que tiene gran relevancia en este ámbito es el tamaño de la empresa, en este proceso las PYMEs van más lento en su intención y decisión de adoptar este tipo de sistema de negocio. La adopción de las herramientas tecnológicas por parte de las pequeñas y medianas empresas esta ligada principalmente a la desconfianza que tienen de los procesos a través de la red, a convertirse en un e-business debido a que existe el miedo latente de que su producto no sea el adecuado para ser ofrecido a través de Internet o que la inversión sea superior al beneficio que podrían obtener.

Pese a los grandes avances que a tenido Chile en los últimos años aun le falta desarrollar de una manera adecuada el uso de los medios tecnológicos que tienen a su disposición, vincular aun más conceptos importantes en este mundo globalizado como lo son el uso de nuevas tecnologías con el aumento del desarrollo económico del país.